Prontuario semi-serio per sopravvivere con successo all’organizzazione di un evento culturale

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di Christina B. Assouad

Perché organizzare un evento culturale?
Questa è la prima domanda che dovete porvi prima di intraprendere la corsa a ostacoli che separa la vostra idea dalle fatidiche parole: “Buongiorno a tutti e benvenuti a questa giornata fortemente voluta da…, condivisa da Ewwa e realizzata grazie al patrocinio/contributo di…”
Per quanto riguarda l’esperienza legata al Polo Marche-Abruzzo, abbiamo agito spinte dal desiderio di portare nel nostro territorio qualcosa di nuovo e che a nostro avviso fosse in grado di aggiungere valore alle varie iniziative già presenti in zona. In poche parole, se pensate che nel Comune dove vivete manchi qualcosa, fatevi protagoniste per realizzarla.

Come far sì che anche gli altri si innamorino della vostra idea e decidano di sostenerla (economicamente).
Per prima cosa fate un elenco di possibili enti, istituti, aziende, attività commerciali che per qualsiasi motivo potrebbero condividere il vostro progetto. Contattateli, fissate un incontro e presentatevi. Quando esponete la vostra idea ricordatevi che lo state facendo in quanto socie di un’associazione nazionale che ha già all’attivo numerosi workshop, rassegne, incontri culturali. Questo vi farà guadagnare credibilità, non che come singoli individui non l’abbiate già, ma far leva sul lavoro già svolto da altri è una carta a vostro vantaggio (insomma, farà apparire la proposta meno pionieristica e quindi più appetibile).
Seconda cosa, in caso di risposta negativa, non fermatevi. Ripete l’esercizio, pardon il tentativo per enne volte fino a trovare qualcuno disposto a sostenervi. E se l’idea è buona prima o poi il tanto agognato “sì” arriva.

Se non ti cerca è perché non gli piaci abbastanza?
Se pensavate di aver trovato il vostro sostenitore, ma a distanza di tempo non ha più risposto alle vostre e-mail o chiamate, probabilmente non era lo sponsor giusto per voi (questa è la risposta di consolazione). In realtà per quanto originale, nella sua fase iniziale un’idea è sempre immatura e grezza. Nessuna offesa, intendo dire grezza come un diamante prima di diventare brillante. Concedetevi del tempo per capire come renderla il più interessante e stimolante possibile. Modellatela in base alle necessità dello sponsor pur preservandone il contenuto originario. Per esempio se nel vostro paese ci sono già molti incontri con l’autore inventatevi qualcosa di tematico: per esempio, una rassegna di libri che hanno come protagonisti solo animali e chissà che non spunti fuori un rivenditore di crocchette interessato a coprire una parte delle spese.
Ricordatevi che siamo un’associazione al femminile e quindi possiamo sfruttare le varie date del calendario a noi dedicate (giornata contro la violenza sulle donne, 8 marzo e speriamo in altre più allegre) per proporre un evento. Per l’occasione possiamo chiedere sponsorizzazioni ad aziende che producono prodotti per donne (abbigliamento, calzature, make up, ma anche detergenti per l’igiene domestica, articoli casalinghi, elettrodomestici per la casa e prodotti per l’infanzia). In fondo il mercato è donna.

Regolamento dei conti
A seconda dell’evento che volete proporre, i costi possono variare e di molto.
Per non trovarvi impreparate fate una stima del budget necessario per realizzare la vostra iniziativa. Gli autori di solito si aspettano il rimborso delle spese di viaggio e il pernottamento, un relatore potrebbe chiedere un gettone di presenza, poi c’è l’affitto della sala e del service (microfoni, proiettore, Pc, ecc), stampa delle locandine e una cifra che vada a coprire in parte il vostro lavoro di organizzatrici e moderatrici. Nel mondo della cultura vige spesso la valuta del “gratis”, quindi alcune di queste cose potrete trovarle senza dover sborsare niente (in realtà si tratta della sala spesso messa a disposizione dal Comune, dell’amico grafico che vi imposterà la locandina con in cambio la promessa di una cena, del divano letto che vi farà risparmiare sul pernottamento degli ospiti). Comunque è bene stimare i costi prima ancora di cercare uno o più sponsor.

Pronti, sponsor e via!
Fermi tutti! Ora che siete riuscite a raggiungere la copertura finanziaria inizia il gioco di squadra. Gestire un evento non è mai semplice e avere dei validi collaboratori rende il tutto più piacevole e meno stressante. In un team vincente è importante lavorare insieme pur programmando una ripartizione dei ruoli. Nella squadra sono ammesse iscritte a Ewwa ma anche persone appassionate del vostro progetto (che in caso di soggetti femminili chiamerò “non ancora iscritte a Ewwa”, in caso di elementi maschili “simpatizzanti di Ewwa”).
Dopo aver formato la squadra individuate le seguenti figure: la persona più adatta a gestire la comunicazione via social, quella più abile a scrivere i comunicati stampa da inviare ai quotidiani (nazionali, locali, parrocchiali), quella più idonea a rilasciare interviste, un’altra capace di gestire l’accoglienza dell’ospite, un’altra ancora dotata di diplomazia per trattare con la tipografia, il ristoratore, il tecnico della sala. Se la vostra squadra è fatta di due persone, ripartire i ruoli in parti uguali.

Il grande giorno è arrivato. Qual è il vero ruolo di un’organizzatrice di eventi?
Cinque cose che un’organizzatrice di eventi deve fare e che nessuno vi ha mai detto.
Se nella locandina il vostro nome è seguito dal termine “moderatrice” fate attenzione è un inganno! Prima di moderare infatti rivestirete il ruolo di assistenti alla pulizia della sala (sempre meglio controllare che tutto sia pulito e in ordine), quello di ferrotranviere (per essere certe che il mezzo sul quale viaggia il vostro ospite sia in orario), accompagnatrici turistiche (se l’ospite arriva in anticipo ed è la prima volta che capita dalle vostre parti, è bene accompagnarlo per una passeggiata nella vostra ridente cittadina), addette al servizio bevande e abbellimento della sala (acquistare bottiglie di acqua e fiori da mettere sul tavolo dei relatori), moderatrici dell’evento (mi raccomando questo è il vostro vero momento, godetevelo) e pony-pizza-panino-express per non far morire di fame il vostro ospite durante il viaggio di ritorno. Ah, se nel frattempo la vostra borsa si è riempita di scontrini e ricevute, non buttateli! Saranno il vostro lascia passare per chiedere il rimborso delle spese sostenute.

Se siete arrivate a leggere fino a qui è perché siete dotate di forte motivazione e grande spirito d’iniziativa, gli unici ingredienti indispensabili alla riuscita di un evento. Spero che questo B62BBCC3-831A-45A0-98B9-237E23B55BCF-700-0000009AC9586F5F_tmpprontuario semi-serio vi sia stato utile, altrimenti resto a disposizione nell’unità di terapia intensiva per somministrarvi altri suggerimenti, consigli e incoraggiamenti.

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